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Sekretariat

Konzept

Schulprogramm

Text fehlt

Konzept

Sekretariatsstunden

Stundensoll Schülerzahl

Festssetzung unterschiedliche Grundversorgung

 

 Gesamt Wstd unter Berücksichtigung v. Klassen über Grundversorgung hinaus Gesamt Wstd. unter Berücksichtigung V Klassen über Grundversorgung hinaus
23,00 25 - 25

Bezirk 7/ AP Frau Riek 0221 221 28487

(2 Std für Flüchtlinge mehr wird auf die Stundensoll/Schüler Berechnung gezählt. Deshalb 23 + 2= 25 und erhöht die Stundenzahl nicht)  

 

Schlüsselausgabe & Bestellung

Schlüsselausgabe

Im Sekretariat befindet sich der Schlüsselkasten für:

  • Spielehaus
  • TV Wagen
  • Vitrinen
  • Toiletten
  • u.a.

Im Lehrerzimmer befindet sich der Schlüssel für die Turnhalle an der Tür zur Küchenzeile.

Alles zur Schlüsselvergabe unter Hausmeister

 

Sekretariatszeiten

Öffnungszeiten

Fr. Sahin & Frau Ciolkowiak

  • Mo. 08:00-13:00 Uhr
  • Di. 08:00-13:00 Uhr
  • Mi. 08:00-13:00 Uhr
  • Do. 08:00-13:00 Uhr
  • Fr. 08:00-13:00 Uhr
  • Kontaktdaten siehe hier.

Vorgehen bei vermissten Kinder

Ablauf vermisste Kinder:

  1. Überprüfen, um welches Kind es geht. Bitte Vor und Nachname aufschreiben - mit Klasse.
  2. Zuständigkeit klären:
  • wer macht die Durchsage
  • sucht Kontaktdaten mit allen Ansprechpartnern
  • betreut evtl. die anderen Kinder
  • übernimmt die Kommunikation mit den Eltern, evtl. der Polizei? (Sekretariat, Lehrkraft, Schulleiter?)
  • Wenn die Klassenlehrerin des Kindes anwesend ist und Zeit hat übernimmt sie den Vorgang.
  • Bitte alle notwendige Daten auf einem Blatt aufschreiben oder Notfallbogen kopieren, falls der Vorgang an jemand anders übergeben werden muss.
  1. Kind in anderen Klassen/OGS suchen oder ob das Kind nicht doch krank war. (Durchsage oder persönlich - möglichst NICHT erst die Eltern anrufen)
  2. Fragen, ob das Kind zu Hause ist. (Telefonanruf Eltern)
  3. Sollten die Eltern nicht zu Hause sein, auf der Notfallliste nach anderen Ansprechpartnern suchen, die wiederum die Eltern erreichen sollen.
  4. Mit den Eltern vereinbaren, wo noch gesucht werden könnte und wann die Polizei mit eingeschaltet werden soll. (Eltern: Freunde/ Verwandte anrufen/ Spielplatz und Schulweg, Schule: Suche auf dem Schulhof )
  5. Eltern informieren, dass die Schule umgehend informiert werden muss, wenn das Kind aufgetaucht ist.
  6. Polizei benachrichtigen und Foto des vermissten Kindes bereithalten. Ansprechpartner in Schule benennen.
  7. Mit der Polizei absprechen, ob eine Ansprechpartner in der Schule bleiben soll.

 

Geschäftsverteilungplan & Arbeitsplatzbeschreibung Sekretariat

fehlt

Kaffeemaschine

Anleitung (Reinigungsprogramme auf S. 32)

 

 

Sekretariatsordnersystem

 

Adressen Etikettendruck

Etiketten Bei der Sekretärin fragen! Etiketten / Etikettendruck über Schild mit Adressen der Kinder: 1.) Die Gruppe der Auszudruckenden über Schild auswählen (z.B. 1b) . 2.) Pfad: Druckausgabe/Schuleigene Reportsammlung/Ordner Briefe/ Adressen/ Adressaufklrebe_ Erzieher (Avery_L7160).rtm

 

 

Anrufbeantworter

Bedienungsanleitung

 

 

Klassenbuch - Listen aus Schild ausdrucken

Klassenlisten müsssen nicht mit der Hand geschrieben werden

Das Sekretariat kann Ihnen die Klassenlsiten ausdrucken, so dass Sie nahezu genau in die Klassenbuch und Listen passen. Evtl. muss einmal nachgeschnitten werden. Bitte überprüfen Sie die Schüler & Angaben und geben Sie Rückmeldung, wenn etwas nicht stimmt. Melden Sie sich dazu im Sekretariat.

Schild:

  • schuleigene Reportsammlungen
  • Ordner:

A2/ Listen aller Art auch Klassenbuch / Unterordner: Klassen/

  • Hier gibt es drei Reportvordrucke zu Klassenbuch (Teil B) und Klassenliste (Teil A)

 

 

 

Anleitung Kontogegenblatt

Hier klicken

 

Email Mai 2015

Sehr geehrte Damen und Herren,

nach Durchsicht der hier vorliegenden Quartalsmeldungen wurden folgende Problematiken bei der Führung des Kontogegenblattes deutlich:

*1. Reste Schulgiro Vorjahr

Ausgaben aus dem Schulgirobudget werden trotz vorhandener Reste aus dem Vorjahr unter „Schulgirobudget“ und nicht unter „Reste Schulgiro Vorjahr“ gebucht. Die Folge ist, dass das Unterkonto Schulgiro ein Minus aufweist (zumindest bis zum Eingang der 1. Rate) und die Reste nicht abgebaut werden. Auch im Hinblick auf eine weitere Übertragung in das Jahr 2016 ist es empfehlenswert, zunächst die Reste zu verausgaben.

*2. Spalte V/A/P

Diese Spalte wird häufig nicht oder nur für die Schulgiromittel ausgefüllt. Dies hat zur Folge, dass die Mittel nicht in den Quartalsmeldungen investiv bzw. konsumtiv berücksichtigt werden. Für eine ordnungsgemäße Quartalsmeldung ist es zwingend erforderlich, die Spalte bei jeder Auszahlungs-Buchung (nicht nur bei Schulgirobuchungen) auszufüllen.

*3. Investive Buchungen Bei investiven Buchungen fehlt oft die Angabe der Menge, der Anlagenklasse und/oder des Standortes. Aufgrund dessen erfolgt bei der investiven Quartalsmeldung keine Unterteilung in GWG bzw. nicht GWG. Diese Angaben werden jedoch seitens 40 dringend benötigt.

 

  • 4. Meldung von Inventaränderungen

Bei investiven Beschaffungen ist der o.g. Vordruck sowie eine Kopie der Rechnung zu übersenden. Bislang konnte auf die Übersendung der Unterlagen bei Fertigung der Quartalsmeldung verzichtet werden, wenn sichergestellt war, dass die Meldung bereits erfolgt ist. Nun wurde festgestellt, dass diese Meldung oft unterbleibt. Es wird daher noch einmal darauf hingewiesen, dass die Meldung zur Inventaränderung spätestens mit der Übersendung der Quartalsmeldung zu erfolgen hat. Sollte die Meldung bereits erfolgt sein, bitte ich – um den Prüfaufwand zu minimieren – um eine kurze Notiz im Rahmen der Quartalsmeldung.

Zur Vorbereitung der 2. Quartalsmeldung bitte ich, die Schulen in Ihrem Zuständigkeitsbereich entsprechend zu informieren.

C Desk / Homeoffice

Link zu C desk Basic: https://cdesk.stadt-koeln.de/welcomeOTP/

Link zu C dek: https://cdesk.stadt-koeln.de/welcomeOTP/

Link App zum Öffnen vo Ctrik Anwendungen 

https://www.citrix.com/de-de/downloads/workspace-app/windows/workspace-app-for-windows-latest.html

C Market

http://intranet.verwaltung.stadtkoeln.de/intranet/themen/schulen/finanzen/cmarket/index.html

Vertretungspool Sekretariat

  • ab 2 Wochen krank (50 Prozent der Arbeitszeit)
  • beim Bürgeramt per Email Bedarf anmelden

Kontakt hier: Hier

 

 

Bestellung Fax Kopierer

Verweis auf Datei Bestellung_Toner_Office_Depot.pdf (Siehe auch Materialordner)

(Überprüfen, ob Office Deppot noch richtig ist - Rahmenvertragspartner Soeneke)

Bestellung Toner Kopierer

Verweis auf Datei Bestellformular_zwei_Toner_Kopierer.pdf (Siehe auch Materialordner)

Bestellung Papier

Rahmenvetragspartner

Lyreco Deutschland GMBH & Co. KG 30890 Barsinghausen

Ansprechpartner Herr Siepmann

  • Tel: 07031 / 284 152
  • FAX 07031 / 284296

Email: de.cs.ps@lyreco.com

Verweis auf Datei Bestellung_schon_ausgefüllt.pdf (Siehe auch Materialordner)

  • Bestellartikelnummer weißes Papier: 4528523
  • Bestellnummer leicht graues Papier: 3917601

jeweils eine Palette mit 40 Paketen

 

Anleitung Umgang mit Rechnungen

Generell gilt bei Rechnungen:

Rechnungen, insbesondere Rechnungen von Lieferungen an die Schule, werden meistens zuerst an die Schule gesandt, da von dort die sachliche Richtigkeit, d.h. der Erhalt der Lieferung, auf der Rechnung bescheinigt werden muss. Da nicht immer Lieferscheine von den Firmen beigefügt werden, ist diese Vorgehensweise unbedingt erforderlich. Für den Fall, dass es sich um Lieferungen für den OGTS-Bereich handelt, können Sie die Rechnung selbstverständlich auch von dort sachlich richtig abzeichnen lassen.

Anschließend wird die Original-Rechnung mit dem Vermerk der sachlichen Richtigkeit von der Schule schnellstmöglich an das Amt für Schulentwicklung weitergeleitet.

Hierbei bitte ich zu beachten, dass bei allen Rechnungen für Lieferungen die Möglichkeit besteht, Skonto abzuziehen, wenn diese innerhalb von 21 Tagen beglichen werden. Bei größeren Bestellungen kann es sich hier schon mal um ein einige Hundert Euro handeln. Geld, welches an dieser Stelle gespart wird, ist somit wieder verfügbar, und kommt auch dem Budget für Ihre Schule letztlich zu Gute. Zumindest gilt es Mahnungen zu vermeiden, da Mahngebühren und Verzugszinsen wiederum das Gesamtbudget schmälern.

Wenn die Schule Rechnungsempfänger ist, werden automatisch auch Mahnungen entsprechend direkt an die Schule gesandt. Diese bitte ich ebenfalls umgehend an das Amt für Schulentwicklung weiterzuleiten, nach dem Sie überprüft haben, dass das Original nicht mehr bei Ihnen vorliegt. Ansonsten bitte beides zusammen schnellstmöglich übersenden

Erstellung Exelliste

  • Schild in T Desk öffnen

Merken, wo man die Datei speicher ! (z.B. eigene Datein im T Desk)

z.B. für Fotograf

Broschürendruck

  • word to pdf

https://online2pdf.com/de/word-zu-pdf-konvertieren

(evtl. alle Dokumente zusammenfügen)

So geht´s

a.) Aus word pdf erstellen

b.) pdf mit booklet creator bearbeiten

!!! Unter Eigenschaften auf Dina 3 umstellen / oder Dina 4

c.) alle ungerade Seiten ausdrucken (Bei mehrfachen Ausdruck: Häckchen "sortieren" anklicken!/ links oben)

d.) bedruckte Blätter entnehmen und umdrehen. Titelbild rechts unten nur umgedreht / bei DINA 3 links nur umgedreht!

e.) alle geraden Seiten drucken (Seiten umkehren anklicken!)

Verschiedene Papiersorten?

  • Cover drucken

Erst Seite 1 drucken x mal, dann auf der Rückseite Seite 2

  • den Rest drucken

3,5 x mal , Rückseite 4,6

Dina 2 Druck/ Plakate

  • Software pdf x change viewer

Druck & Einstellung

  • Drucker auf auf Querformat stellen

 

Zeugnisdruck

Für SL

Siehe unter:

Zeugnisdruck für SL

 

Fortbildungsbudget

Link zur Eintragung siehe hier.

 

Material

Hier finden Sie das Material:

  • Ordnersystem
  • Hier die Briefe/Briefvorlagen
  • Namensschilder / Namensschild

 

Material hinzufügen

Hier (nur für Steuerungsgruppe)

 

Passwörter

 

 

Kontaktdaten

Handelshofkarte

Handelshof

  • Ausweis 143007 N. Faust

Buchung Fortbildungsbudget

Hier das Loginportal

Schulgirokonto

  • Kontonummer: 101782969
  • BLZ: 370 501 98 / Sparkasse Köln Bonn

Unterschriftenberechtigt:

  • Moritz
  • Tönsing
  • Löchte
  • Walendy

 

 

Rechtliche Hintergründe

Schulverwaltung, Außenvertretung

(1) Die Schulleiterin oder der Schulleiter vertritt die Schule nach außen.

(2) In Angelegenheiten, die zum Aufgabenbereich des Schulträgers gehören, stimmt die Schulleiterin oder der Schulleiter die vorgesehenen Hand- lungen mit dem Schulträger ab. Sie oder er ist im Rahmen der Befugnisse zu rechtsgeschäftlichen Erklärungen ermächtigt. Entsprechendes gilt bei einer Kooperation mit einem Partner der Schule (§ 59 Absatz 3 SchulG). Verträge, die den Schulträger verpflichten, dürfen nur abgeschlossen wer den, soweit vom Schulträger hierzu eine Bevollmächtigung erteilt ist.

(3) Die Schulleiterin oder der Schulleiter nimmt in Angelegenheiten, die zum Aufgabenbereich des Schulträgers gehören, auf dessen Einladung an Dienstbesprechungen teil.

(4) In bedeutsamen Angelegenheiten der Zusammenarbeit mit dem Schulträger ist die Schulkonferenz zu beteiligen (§ 65 Absatz 2 Nummer 22 in Verbindung mit § 76 SchulG).

(5) Die Schulleiterin oder der Schulleiter führt Schulakten und Dienstsiegel nach den dazu ergangenen Vorschriften. Sie oder er ist für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich (§ 1 Absatz 3 VO-DV I – BASS 10 – 44 Nr. 2.1, § 1 Absatz 5 VO-DV II – BASS 10 – 41

 

Siehe Datenschutz

Führung des Schulgirokontos

Kategorien

 

 

 

Material


Hier finden Sie das Material - bitte klicken.

Synonyme / Suchseite

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